Trouver un locataire fiable n’a rien d’une science exacte. En revanche, un propriétaire prudent peut – et doit – prendre toutes les précautions nécessaires pour s’assurer que son futur occupant présente des garanties solides. C’est la seule façon d’éviter les impayés de loyers, véritable cauchemar pour tout bailleur car les loyers non payés (et tout ce qui va avec car loyer impayé coïncide souvent avec dégâts dans l’appartement –> penser à l’assurance PNO Propriétaire Non Occupant, charges mal payées, etc..) rendent un investissement immobilier complètement perdant, voir même menant à la faillite !
Avant de signer, le propriétaire n’a qu’un levier objectif : la solvabilité du candidat. Il doit donc examiner son dossier avec attention, sans pour autant franchir les limites fixées par la loi. Car le législateur, soucieux d’éviter les dérives et les discriminations, a encadré strictement les documents que le bailleur peut exiger.
Les documents autorisés pour évaluer la solvabilité du locataire
L’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, complété par le décret du 5 novembre 2015 (n° 2015-1437), définit une liste limitative de pièces justificatives que le bailleur peut demander, aussi bien pour une location vide que meublée. Ces pièces se répartissent en quatre catégories : justificatifs d’identité, de domicile, d’activité professionnelle et de ressources. En dehors de ces documents, aucune autre pièce ne peut être exigée.
Le propriétaire doit donc se concentrer sur 3 éléments essentiels : la situation professionnelle, les revenus, et le sérieux du paiement des loyers antérieurs.
Vérifier la situation professionnelle et les revenus du locataire
Le premier réflexe du bailleur est de demander les bulletins de salaire, ou le titre de pension s’il s’agit d’un retraité. Ces documents contiennent des informations précieuses : ancienneté dans l’entreprise, type de contrat, temps de travail, et parfois même la présence d’une saisie sur salaire ou d’un acompte. Le nom de la société et son numéro Siret permettent également de vérifier sa stabilité financière.
Une lecture attentive de ces bulletins peut révéler des incohérences : erreurs dans les calculs de congés, décalage entre taux de prélèvement à la source et avis d’imposition, ou autres anomalies signalant un faux document. C’est pourquoi la plupart des propriétaires exigent les trois derniers bulletins, ainsi que celui de décembre, qui récapitule l’année entière.
Pour les salariés, le revenu net mensuel doit généralement représenter au moins trois fois le montant du loyer, charges comprises — voire quatre fois dans les zones tendues. Pour les travailleurs indépendants, professions libérales ou entrepreneurs, la vérification est plus complexe : il faut exiger les deux derniers bilans ou une attestation comptable récente de revenus.
L’avis d’imposition reste un élément central. Il révèle les revenus perçus par le locataire et, le cas échéant, par son conjoint. C’est un document incontournable, notamment dans le cadre d’une location soumise à un dispositif fiscal ou d’une assurance loyers impayés.
Enfin, les quittances de loyer constituent un bon indicateur du sérieux du locataire. Une simple dernière quittance suffit pour prouver qu’il est à jour de ses paiements. À défaut, une attestation du précédent propriétaire, accompagnée de ses coordonnées, peut faire l’affaire. Un locataire de bonne foi n’aura aucune raison de refuser.
Les limites légales imposées au bailleur
Beaucoup de propriétaires ont tendance à vouloir en savoir davantage sur leurs candidats. Pourtant, la loi est claire : tout document non expressément autorisé par le décret de 2015 est interdit. Avant la loi Alur, c’était l’inverse : seuls certains documents étaient proscrits. Désormais, tout ce qui n’est pas listé est illégal.
Parmi les documents exclus figurent notamment le casier judiciaire, les informations bancaires ou médicales, et toute pièce relevant de la vie privée. Un bailleur ne peut donc pas exiger un relevé de compte, un relevé d’identité bancaire, ou une attestation de bonne tenue de compte. Pas davantage une preuve de non-inscription au FICP, le fichier des incidents bancaires géré par la Banque de France, dont la consultation est strictement réservée aux établissements de crédit.
Certaines pratiques, pourtant courantes, sont également interdites. L’autorisation de prélèvement automatique ne peut pas être imposée : seule l’acceptation explicite du locataire la rend valable. Une clause de bail prévoyant un prélèvement obligatoire est réputée non écrite.
Concernant la vie personnelle, le bailleur ne peut pas exiger le contrat de mariage, un certificat de concubinage ou un pacs. Le régime matrimonial n’a aucune incidence sur la dette locative, le loyer étant une obligation commune. Il suffit d’inscrire une clause de solidarité dans le bail pour se prémunir. De même, demander un jugement de divorce pour connaître le montant d’une pension alimentaire est interdit, car cela constitue une atteinte à la vie privée et pourrait être interprété comme une discrimination.
Les règles particulières concernant la caution
La loi protège aussi la caution. Le propriétaire ne peut pas refuser une caution étrangère au seul motif qu’elle ne réside pas en France ou qu’elle n’a pas la nationalité française. En pratique, cela complique le recouvrement en cas d’impayés, notamment en l’absence de compte bancaire français. Mais la loi est sans ambiguïté.
Le bailleur ne peut pas non plus exiger que la caution soit un ascendant ou un descendant du locataire. Quant aux documents qu’il peut réclamer à la caution, ils sont identiques à ceux autorisés pour le locataire, selon le décret de 2015.
Les sanctions en cas de demandes abusives
Les propriétaires qui outrepassent ces limites s’exposent à des sanctions administratives. La loi prévoit une amende de 3 000 euros pour une personne physique, et de 15 000 euros pour une personne morale, en cas de demande de documents non autorisés.
Les faux dossiers, un fléau grandissant
Dans les grandes villes où la concurrence est rude, les faux dossiers se multiplient. Les fiches de paie trafiquées sont devenues monnaie courante. Internet regorge d’outils permettant de modifier facilement des documents, et même l’intelligence artificielle produit désormais de faux justificatifs quasi indétectables. Pourtant, l’usage de faux est un délit puni de trois ans de prison et de 45 000 euros d’amende.
En 2023, le tribunal de Vannes a condamné un locataire à de la prison ferme pour de fausses fiches de paie. Selon l’agence en ligne Imodirect, plus d’un dossier sur cinq comportait des anomalies à Paris et en petite couronne, et un sur huit en province.
Les outils officiels pour vérifier les documents
Pour se protéger sans enfreindre la loi, les bailleurs disposent de solutions gratuites et fiables.
Le code-barres 2D-Doc, présent sur les avis d’imposition et documents fiscaux, garantit leur authenticité. En scannant ce code via l’application « 2D-DocReader », le propriétaire peut vérifier la conformité du document.
Le service en ligne SVAIR, accessible sur impots.gouv.fr, permet aussi de contrôler la validité d’un avis d’impôt ou d’un Asdir. Il suffit d’y renseigner le numéro fiscal et la référence de l’avis.
Enfin, le site dossierfacile.logement.gouv.fr, mis en place par l’État, permet aux locataires de constituer un dossier numérique sécurisé, contenant uniquement les justificatifs autorisés. Le bailleur reçoit ensuite un lien unique lui garantissant la fiabilité des pièces transmises.
